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仕事相手の訪問は早すぎても遅すぎてもダメな理由

2019 3/08
仕事相手の訪問は早すぎても遅すぎてもダメな理由

フリーランスになると、お客様の会社にお打ち合せで伺うことが多くなります。その際は、○日の○時からなどと約束を決めて伺います。この時、遅刻するのはもってのほかですが、余裕を持ってお伺いし、約束の時間よりも早く訪問するというのも好ましくありません。

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先方には、その時間までのスケジュールがある

例えば、15時にお約束をしたとして、14時50分に現地に到着した場合、先方には 14時59分まで別のスケジュールが進行しています。例えば、前の打ち合わせがギリギリまで行なわれているかも知れませんし、その時間までにメールを返信しておこうとか、トイレに行っておこうとか、準備があります。

それを、早く訪問されてしまうと、予定を繰り上げて打ち合わせをスタートするか、それとも受付付近に待たせているという心理的負担を強いることになります。

会議室の予約がある

特に大きな企業になると、社内の会議室は争奪戦です。15時から予約をしていて、その直前まで前の人が使っています。そのため、先方は都合が良くても打ち合わせが始められないのです。

複数人の参加の場合、全員に共有しなければならない

担当者がお一人の場合は、それでもなんとか調整できるかも知れませんが、先方が複数人で参加する場合、全員が調整をしなければなりません。担当者さんが「○○さんが早めに来られました」などと連絡をするのか、もしそれで誰かが間に合わない場合は、その時間まで時間を潰す相手をしなければならないのかなど、担当者さんの負担が大幅に増えます。

早めについたら、どこかで時間を潰そう

早めについた場合は、入口までを確認して、どこかで時間を潰すと良いでしょう。筆者の場合、時間まで 30分以上ある場合はカフェに入ります(駅からの道すがらで、カフェを探しておきます)。20分程度の場合は、近くで公園やベンチなど、少し休める場所を探します。10分程度の場合はまわりを散歩します。5分未満の場合は、入口の所で待ちます。

こうして、オンタイムに呼び出すようにすると良いでしょう。

カフェ打ち合わせの場合は早めに行動しよう

ただし、カフェ打ち合わせの場合はこの限りではありません。早めについたら、さっさと席を確保して先方に「先に入って席を確保しておきました。窓際の奥の席です」などとお伝えすると良いでしょう。

まれに、カフェ打合せの時に入口の前で待たれている方がいますが、人数が揃ってから席が空いているかを確認し、案内して貰って荷物を置いたりして落ち着いて打ち合わせに入るのでは、タイムロスが大きいです。ましてや、満席だったので他に移動などになると絶望的に時間の無駄が発生します。

なお、先に飲み物を注文するかどうかは、そのお打ち合せの雰囲気に合わせると良いでしょう。最初のご挨拶の場合は「揃ってから注文します」などとした方が良いでしょうし、もう少しカジュアルだったり、打ち解けた打ち合わせの場合は先に飲み始めてしまっても、特に失礼には当たらないかなと思います。

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